第一章 总则

第一条 为鼓励我院教职工积极开展学术交流与合作，及时把握基础医学领域学术前沿动态，提升教学、科研及学科建设水平，规范教职工外出参加会议的资助管理工作，结合三峡大学相关规定及我院实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于三峡大学基础医学院在编在岗的全体教职工，包括教师、科研人员等。

第三条 本办法所指会议包括各级各类正规学术机构、行业协会、政府部门及高校科研院所组织的基础医学及相关领域学术会议、教研会议等，境外会议需符合国家及学校相关规定。

第四条 教职工外出参加会议须以不影响学院正常教学、科研等工作为前提，参会主题应与学院学科专业、研究方向或岗位职责紧密相关。

第二章 申请条件

第五条 申请会议资助的教职工需满足以下基本条件：

1. 会议主办方为登记注册的正规机构，包括国家一级学会（含分会）、省级科协所属学会、教育部 / 教育厅主管的教学指导委员会、医药卫生领域省级及以上行业厅局主管的学术组织、国内外知名高校及科研院所等。

2.须持有会议主办方出具的正式会议通知或邀请函，若以报告人、发言人身份参会，还需提供论文录用通知、发言邀请证明、会场主讲照片等相关材料。

3.参加境外会议的，还需符合国家外事管理及三峡大学境外交流的相关规定，完成学校相应审批程序。

4.无学术不端记录，且近三年在教学、科研或工作岗位上无重大违纪违规行为。

第六条 学院对会议资助的原则：

1.受邀担任会议主席、分会场主席、会议主持人、大会特邀报告人或主旨发言人、全国以及学会分会场报告人。

2.在省级及以上学会（协会）有委员或理事及以上学术任职，参加专业委员会及理事会。

第三章 参会次数与资助标准

第七条 教职工每年参加会议的次数按职称 / 岗位分级管控，从学院公用经费支出的，原则上：

1.正高职称每年不超过 3 次；

2.副高职称人员每年不超过 2 次；

3.中级及以下职称人员每年不超过 1 次；

4.受邀在大会作报告且利用个人课题经费参会的，参会次数可不受上述限制。

第八条 会议资助分境内会议和境外会议两类，实行年度定额资助，境内、境外会议资助二选一，未使用的资助额度不累计至下一年度：

1. 境内会议：年度最高资助额度 6000 元 / 人，资助费用包括城市间交通费、会议注册费、住宿费，交通费及住宿费参照《三峡大学差旅费管理办法》标准执行；

2. 境外会议：年度最高资助额度 12000 元 / 人，资助费用包括国际旅费、会议注册费、境外住宿费，具体标准参照国家及学校境外差旅相关规定执行；

3. 学院对高水平国际学术会议、国家级重点学术会议可适当提高资助额度，由学院党政联席会审议确定；

4. 由学院指派参会的教师可不受参会次数和金额的限制。

第四章 审批程序

第九条 教职工外出参加会议需提前10个工作日完成线上及线下审批备案，审批实行管理：填写《三峡大学基础医学院学术会议资助申请表》（附件 1），经系部主任、科室负责人审核同意后，报分管领导，再由院长审批；

第十条 申请资助时，教职工需向学院相关科室办公室提交以下材料（纸质版 1 份 + 电子版扫描件）：

1.相应的会议资助申请表（签字盖章齐全）；

2.会议通知或邀请函复印件（含会议时间、地点、主题、费用明细）；

3.论文录用通知、发言邀请证明等参会相关材料（如有）；

第十一条 学院相关科室办公室对申请材料进行初审，审核通过后报分管领导审批。

第五章 经费报销与管理

第十二条 经审批同意并获得学院资助的教职工，参会结束后30 个工作日内办理费用报销手续，逾期未办理的，视为自动放弃资助。（如有特殊情况，例如会议发票延期开具的，请提前告知）

第十三条 报销时需向学院党政办办公室登记报销情况。

第十四条 资助经费仅用于与参会直接相关的费用，以下费用不予报销：

1.与会议无关的个人消费；

2.超出学校差旅费标准的交通费、住宿费；

3.无正规发票或发票信息不完整的费用；

4.未经审批擅自参会产生的所有费用；

5.会议主办方免费提供食宿、交通的，对应费用不予重复报销。

第十五条 学院财务联络人对报销材料进行审核，审核通过后按三峡大学财务报销流程授权，由参会人自行报销。

第六章 参会后要求

第十六条 教职工需将会议审批表、会议通知、论文资料、参会总结报告、会议照片等材料交学院相关科室办公室存档，各科室建立教职工参会电子档案，定期统计汇总参会及资助情况。

第七章 附则

第十七条 本办法由三峡大学基础医学院党政办公室负责解释，学院各科室办公室负责日常执行与管理。

第十八条 本办法未尽事宜，参照三峡大学差旅费管理、学术活动管理等相关规定执行。

第十九条 本办法自发布之日起施行，原学院相关教职工外出参会管理规定同时废止。